המדריך המלא למעבר משרדים
ניהול פרוייקט הקמת משרד הינו תהליך מורכב הדורש ידע טכני ומקצועי בתחומים רבים – מיומנות הנרכשת בין השאר בשטח ומניסיון מצטבר. ניהול הפרויקט אינטנסיבי מאוד, דורש משאבי זמן רבים, תאומים בין הגורמים השונים ובקרה שוטפת על בעלי המקצוע ויועצי המערכות (חשמל, מיזוג, נגישות וכדומה).
קבלת החלטות מקצועיות, הינה יומיומית וחשיבותם להצלחת הפרוייקט ולעמידה בלוחות הזמנים – קריטית. לכל החלטה שתתברר בהמשך כשגוייה, יש משמעויות כספיות ניכרות, השפעה משמעותית על אפקטיביות העבודה לאחר האכלוס ומעל לכל על לוחות הזמנים.
במדריך זה, ננסה לסייע לכם בטיפים המבוססים על ניסיננו בניהול פרויקט מעבר משרדים:
לתאום פגישה ללא התחייבות צרו קשר עכשיו
שלב ראשון: ייזום, הגדרת תקציב ואיתור נכס
רובם המכריע של המבקשים לאתר משרדים חדשים מגדירים שטח נכס דרוש על פי הערכת "אצבע" ולא על פי תהליך סדור ומוגדר. זאת הטעות הראשונה שגוררת אחריה אילוצים רבים, הוצאות לא מתוכננות והתפשרויות שאינן מחויבות המציאות.
התהליך הנכון לאיתור נכס מתחיל בשני אלמנטים קריטיים:
שלב שני: חתימת החוזה והמפרט הטכני
לאחר שהגדרנו לעצמנו באופן מפורט את שטח המשרד הדרוש והתקציב נוכל להתחיל בשלב איתור הנכס.
שלב זה יכול להיערך עד מספר שבועות וכולל בין השאר ביקורים רבים בנכסים שונים המוצעים להשכרה, מו"מ על עלויות השכרת הנכס לקראת חתימה על חוזה, מו"מ על כל אחד מסעיפי חוזה…
שלב שלישי: תכנון המשרד – עיצוב פנים
שלב זה, הינו שלב מרכזי בפרויקט ומטרתו לתרגם את חזונכם האישי והעסקי לנראות שאמור לשדר המשרד החדש לעובדיכם וללקוחותיכם, כמו גם להיות פונקציונאלי ולשרת אתכם באופן האופטימאלי בעבודתכם היומיומית.
שלב רביעי: תכנון מול יועצים
תחילתו של שלב זה, עם סיום שלב התכנון האדריכלי.
היינו יכולים לציין כי גם שלב זה חשוב ומרכזי בפרויקט, אך הדבר נכון לכל שלבי הפרויקט ולכן, מתוך הנחת יסוד זו, נמנע מלציין זאת שוב 🙂
לאחר אישורנו לתוכנית האדריכלית, מתבצעים כמה תהליכים מקביליים שחשיבות סיומם ורציפותם הינה קריטית לעמידה בלוחות הזמנים.
לחצו כאן להמשך קריאה על תכנון מול יועצי מערכות אלקטרו מכניות ונוספות >>
שלב חמישי: עיצומו של השיפוץ
לאחר שהוכנו ואושרו סופית כל התוכניות (ולא לפני או במקביל), תחל עבודת הקבלנים. במידה ואנו בוחרים את בעלי המקצוע, עלינו לבחור בעלי מקצוע מנוסים, אמינים ומומלצים שיישמו את התוכניות.
כיצד בוחרים ולמה כדאי לשים לב ?
שלב שישי: הערכות למעבר
לקראת מועד האכלוס המשוער (כחודשיים לפני) עלינו להתחיל ולהיערך לקראת העברת המשרד הקיים ואכלוס המשרד החדש.
ראשית עלינו לקחת בחשבון בשקלול כלל הפרמטרים את האפשרות של איחור במסירה. מקרה זה שכיח ובמקרים רבים מועד המסירה הוא היום האחרון האפשרי על פי החוזה, כולל תקופת האיחור "המותרת", לרב כ-30 יום.
עלינו להיערך לטיפול מעמיק בנושאים העיקריים הבאים, ועליהם נרחיב מיד:
שלב שביעי: ניהול יום המעבר
מה שנראה על פניו כמטלה שניתן להתמודד עמה עם קצת הגיון וכישורי ניהול מתגלה די מהר כפרויקט רב שלבי שכל צעד בו תלוי ונובע מקודמו ויש לו השפעות לוגיסטיות וכלכליות משמעותיות. חשוב לקחת בחשבון שתהליך המעבר הינו תהליך מסובך ומורכב ודורש התמחויות מקצועיות, אשר בדרך כלל איננה בתחום ההתמחויות של החברה, והוא מצריך משאבי זמן רבים.