רגע לפני שאתם מקישים בגוגל משרדים להשכרה או השכרת משרדים כדאי שתקראו את המלצות הבאות. רק תכנון מוקדם ומוגדר, יאפשר להעריך נכונה את שטח המשרד המינימאלי הדרוש לנו, טרם התחלת איתור הנכס המיועד להשכרה או רכישה.

במידה וקודם נשכור משרד ורק לאחר מכן נשאל את עצמו את השאלות הדרושות לבחירה מושכלת, נאלץ להתמודד עם הקיים.
כאשר אנו מחפשים משרד להשכרה עלינו להעריך שטח המשרד הדרוש לנו לא על פי תחושה או המלצות לא מבוססות. עלינו לאפיין ולקבלת החלטות כגון: מספר חדרי העבודה הדרושים, האם וכמה מהם הם חללים פתוחים (Open space), האם חלק מהחדרים משרתים יותר מעובד אחד, כמה חדרים מיועדים לעובד בודד, כמה חדרי עבודה מיועדים להנהלה, חדרי ישיבות, חדרי המתנה/אירוח/לובי וכדומה. לצורך ביצוע המוזכר לעיל מכינים פרוגרמה, על מנת להעלות על הכתב את כלל הדרישות והצרכים באופן יעיל ומתודי.
במסמך הפרוגרמה, יש להגדיר כמה עמדות קבלה יהיו במשרד (אחת או יותר), להגדיר שטח מטבחון (בהתאם לכמות העובדים במשרד), חדרי תקשורת, חדרי אחסון, חדרי מדפסות, האם השירותים יהיו בתוך המשרד או מחוצה לו, (האם קיימת הפרדה בין חדרי שירותים לגברים ונשים) וכדומה. בנוסף, יש לקחת בחשבון מסדרונות, דרכי מילוט ויציאות חירום. שימו לב כי שטח המשרד שיוצג לכם הוא ברוטו (כולל שטחים ציבורים עליהם תדרשו לשם דמי ניהול) ולא שטח נטו המיועד לתכנון ואכלוס המשרד המיועד.
לחלק מן הסעיפים שהזכרנו קיימות הגדרות ברורות של הרשויות לגדלים מינימאליים ובהם יש להתחשב ללא אפשרות לסטייה.