שלב שלישי: תכנון המשרד – עיצוב פנים

כמנהלי פרויקטים מנוסים בעולם זה, איננו מתביישים ואף מרגישים מחויבים להגיע בעת הצורך עד לרמות הגבוהות בארגון ולחתור להכרעות. כל יחידת זמן חשובה, כמו גם השמירה על כוחותיכם וכוחות המעצבים, לקראת השלבים הבאים. לעיתים מגיעים כל הצדדים לשחיקה גבוהה בשלב זה ועושים הכול רק כדי לסיים את התהליך (בעיקר האדריכל/ית של הפרויקט, שכן כל שינוי והתאמה נוספים מצטברים לשעות עבודה רבות, כשתמחור הפרויקט נעשה על ידו טרם תחילת העבודה – ובנקודה מסוימת הוא מרגיש כי מכאן ואילך הוא מפסיד – עלינו להימנע ככל הניתן מהגעה לנקודה זו).

כמו כן, לעיתים הפתרונות המוצעים לנו בתוכניות יהיו אולי אסתטיים אבל מאוד לא פרקטיים, ודרוש ניסיון על מנת לאתר אותם בשלבי התכנון. כשנתחיל בבניה או נאייש את המשרד נאלץ לחיות אם האילוץ או לשנותו בעלויות לא מבוטלות (זמן, כסף, אנרגיה).במקרים רבים, לפני תחילת התהליך מעריכה ההנהלה שהגורמים הפנים ארגוניים שנבחרו לאפיון, ניהול, בקרה ופיקוח על הפרויקט  יכולים להתמודד היטב עם מטלות הפרויקט. חשוב, להבין, להסתמך על ניסיונם של אחרים ולזכור, כי התהליך גוזל שעות עבודה ארוכות ורבות, אשר אינן בפעילות הליבה של הארגון ובתפקידו השוטף של הפרט. העובד או  הגורמים שמונו לעסוק בו יפגעו בלית ברירה בתפוקות ובאיכות של עבודתם – בזו השוטפת, בפרויקט או בשניהם גם יחד.

מעצבי הפנים יגישו לכם תכניות עליהם תדרשו לחתום בסיום התהליך ולאשרם. לצורך כך נדרשת מיומנות טכנית וניסיון על מנת לקרוא ולהבין אותן. לא מדובר רק על קווי המתאר של הקירות כי אם על פרטים טכניים רבים המופיעים בתוכניות. אישורכם לגובה מסוים, לכמות או מיקום מחייבים אתכם ומאשרים כי הסכמתם לכך. כמו כן, נתונים אשר לא יופיעו במקומות מסוים שנראים לא חשובים או שבהיסח הדעת לא מופעים גם כן יחייבו. בעלי המקצוע ימקמו אותם היכן שהם מבינים ולעולם זה לא יהיה המקום הרצוי או האופטימאלי ומכאן ההשפעות שתיארנו קודם לכן. אילוצים בשטח ושינויים מצד השוכר הם כמעט בלתי נמנעים ומטרתנו לצמצמם לאפס.

ניסיוננו הרב מאפשר לנו להוות גורם מתווך בניכם למעצב הפנים (ושאר בעלי המקצוע). אנו מייצגים אתכם, ורק אתכם – במתח הטבעי שבן שני צדדים עסקיים המתקשרים לביצוע עבודה. מטרתנו להוות גורם מייעץ המתאר לכם את המוצע, הבוחן שלא נשכחו פרטים, מסב את תשומת לבכם לכל נושא הדורש תשומת לב מיוחדת ומעביר את הערותיכם לתיקונים ולמימוש. ניסיוננו מאפשר לנו להציע רעיונות יצירתיים, להסב את תשומת לבכם למשמעויות כלכליות, להתריע על מגבלה פונקציונאלית צפויה בתפקוד היומיומי או בתחזוקה.

זכרו: לכל המלצה או פתרון שתקבלו יש משמעויות איכותיות ותקציביות ויש לאזן בניהן.

עלינו לבקר כל העת את התכנון המוצע והתאמתו ככל הניתן למפרט הטכני. במקרים שאין הלימה, עלינו לקבל החלטה מושכלת תוך הבנת המשמעויות הנובעות מכך.