שלב שביעי: ניהול יום המעבר

קביעת יום המעבר:

בבואנו לקבוע את יום המעבר המדויק, יש להתייחס למספר משתנים אשר אמורים להיות ידועים מראש לכל הגורמים אשר מושפעים מכך:

  1. האם יום המעבר מתאים? האם יש פרויקטים שלהם אבני דרך או מעדי הגשה בסמוך למעבר.
  2. האם ביום המעבר אין חופשות, חגים או שעובדים נחוצים נמצאים בחו"ל או צפויים להיעדר או נמצאים בחו"ל. עלינו לשאוף שמרבית העובדים יהיו נוכחים ביום המעבר.
  3. יש לתכנן, לסמן ולערוך רשימה מסודרת איזה ציוד/ריהוט עובר ואיזה נשאר.
  4. יש להעירך לזמן השבתה מסוים (יש להעריכו ולהגדירו מראש) או להעירך מבעוד מועד למניעת השבתה בהתאם.
  5. יש לשאוף שביום המעבר יעברו רק העובדים וציודם האישי, כל ציוד הניתן להעברה ביום קודם כגון מערכות, מכונות מעבדות על ציודם, ריהוט, ציוד משרדי וכדומה כך יידרש פחות זמן "מעבר" ביום הקריטי כמו גם, משך ההתארגנות במשרד/אתר החדש.
  6. יש לקיים מבעוד מועד אספות למחלקות השונות בחברה ולהעביר "נוהל מעבר" הכולל בין השאר: מינוי ראשי צוותים מחלקתיים וחלוקת אחריות בזמן המעבר והפריקה, מה אורזים, איך אורזים, איך מסמנים את האריזות ומתי על העובד להגיע למבנה החדש ולפרוק את ציודו.
  7. יש לעדכן את לקוחותינו לגבי המעבר, מספרי טלפון חדשים וכתובת, ולדאוג למענה טלפוני רציף לקבלת הודעות.הניסיון וההתמחות שלנו יעזרו לך לבצע את פרויקט המעבר  וההפעלה על הצד הטוב ביותר.

לסיכום:

מה שנראה על פניו כמטלה שניתן להתמודד עמה עם קצת הגיון וכישורי ניהול מתגלה די מהר כפרויקט רב שלבי שכל צעד בו תלוי ונובע מקודמו ויש לו השפעות לוגיסטיות וכלכליות משמעותיות. חשוב לקחת בחשבון שתהליך המעבר הינו תהליך מסובך ומורכב ודורש התמחויות מקצועיות, אשר בדרך כלל איננה בתחום ההתמחויות של החברה, והוא מצריך משאבי זמן רבים.

אנו מספקים, את הידע ואת הניסיון בתחום מאחר שפרויקט כזה יכול להיות אצלכם – חד פעמי, אצלנו הוא עיסוק יום-יומי.

קראו על השלבים הבאים בפרוייקט:

רובם המכריע של המבקשים לאתר משרדים חדשים מגדירים שטח נכס דרוש על פי הערכת "אצבע" ולא על פי תהליך סדור ומוגדר. זאת הטעות הראשונה שגוררת אחריה אילוצים רבים, הוצאות לא מתוכננות והתפשרויות שאינן מחויבות המציאות. התהליך הנכון לאיתור נכס מתחיל בשני אלמנטים קריטיים:..

להמשך קריאה לחצו כאן >>

לאחר שהגדרנו לעצמנו באופן מפורט את שטח המשרד הדרוש והתקציב נוכל להתחיל בשלב איתור הנכס.

שלב זה יכול להיערך עד מספר שבועות וכולל בין השאר ביקורים רבים בנכסים שונים המוצעים להשכרה, מו"מ על עלויות השכרת הנכס לקראת חתימה על חוזה, מו"מ על כל אחד מסעיפי חוזה…

להמשך קריאה לחצו כאן >>

שלב זה, הינו שלב מרכזי בפרויקט ומטרתו לתרגם את חזונכם האישי והעסקי לנראות שאמור לשדר המשרד החדש לעובדיכם וללקוחותיכם, כמו גם להיות פונקציונאלי ולשרת אתכם באופן האופטימאלי בעבודתכם היומיומית.

להמשך קריאה לחצו כאן >>

תחילתו של שלב זה, עם סיום שלב התכנון האדריכלי.

היינו יכולים לציין כי גם שלב זה חשוב ומרכזי בפרויקט, אך הדבר נכון לכל שלבי הפרויקט ולכן, מתוך הנחת יסוד זו, נמנע מלציין זאת שוב 🙂

לאחר אישורנו לתוכנית האדריכלית, מתבצעים כמה תהליכים מקביליים שחשיבות סיומם ורציפותם הינה קריטית לעמידה בלוחות הזמנים.

לחצו כאן להמשך קריאה על תכנון מול יועצי מערכות אלקטרו מכניות ונוספות >>

לאחר שהוכנו ואושרו סופית כל התוכניות (ולא לפני או במקביל), תחל עבודת הקבלנים. במידה ואנו בוחרים את בעלי המקצוע, עלינו לבחור בעלי מקצוע מנוסים, אמינים ומומלצים שיישמו את התוכניות.

כיצד בוחרים ולמה כדאי לשים לב ?

להמשך קריאה לחצו כאן >>

לקראת מועד האכלוס המשוער (כחודשיים לפני) עלינו להתחיל ולהיערך לקראת העברת המשרד הקיים ואכלוס המשרד החדש.

ראשית עלינו לקחת בחשבון בשקלול כלל הפרמטרים את האפשרות של איחור במסירה. מקרה זה שכיח ובמקרים רבים מועד המסירה הוא היום האחרון האפשרי על פי החוזה, כולל תקופת האיחור "המותרת", לרב כ-30 יום.

עלינו להיערך לטיפול מעמיק בנושאים העיקריים הבאים, ועליהם נרחיב מיד:

להמשך קריאה לחצו כאן >>

מה שנראה על פניו כמטלה שניתן להתמודד עמה עם קצת הגיון וכישורי ניהול מתגלה די מהר כפרויקט רב שלבי שכל צעד בו תלוי ונובע מקודמו ויש לו השפעות לוגיסטיות וכלכליות משמעותיות. חשוב לקחת בחשבון שתהליך המעבר הינו תהליך מסובך ומורכב ודורש התמחויות מקצועיות, אשר בדרך כלל איננה בתחום ההתמחויות של החברה, והוא מצריך משאבי זמן רבים.

טיפים ליום המעבר: לחצו כאן להמשך קריאה >>