שלב שישי: הערכות למעבר
לקראת מועד האכלוס המשוער (כחודשיים לפני) עלינו להתחיל ולהיערך לקראת העברת המשרד הקיים ואכלוס המשרד החדש.
ראשית עלינו לקחת בחשבון בשקלול כלל הפרמטרים את האפשרות של איחור במסירה. מקרה זה שכיח ובמקרים רבים מועד המסירה הוא היום האחרון האפשרי על פי החוזה, כולל תקופת האיחור "המותרת", לרב כ-30 יום.
עלינו להיערך לטיפול מעמיק בנושאים העיקריים הבאים, ועליהם נרחיב מיד:
- השלמת רהוט
- הובלה
- העתקת תקשורת וטלפוניה
- אזעקה, בטוח וכדומה
- מיתוג החלל
- השלמות אחרות
השלמת רהוט: בעת תכנון המשרד ועל פי החלטה קודמת לגבי השימוש ברהוט הקיים, עלינו למפות את הפערים ולקבל החלטות לגבי השלמת הרהוט ומועד אספקתו. מועד האספקה יכול לנוע בטווחים שגם עולים על 30 ימים (על פי המלאי הקיים אצל הספק) וטווחי זמן ארוכים יותר בעת הזמנת רהוט ייעודי ובייצור ייעודי עבורכם כגון: עמדת קבלה, שולחן חדר ישיבות בגודל מיוחד ועוד.
- עלויות הרהוט נעות בטווחי מחיר רחבים מאוד בהתאם לאיכות, למותג, לכמות ולאיכות המשא ומתן שתנהלו.
- קיימת אפשרות לרכישת ציוד יד שניה של משרדים אחרים ואופציה זו הופכת במקרים רבים משתלמת מאוד, הכול בהתאם לתקציבכם ולסעיפים שתוארו לעיל.
- מומלץ בחום להתחיל שלב זה כחודשיים לפני מועד המעבר החזוי, על מנת שתוכלו לגבש תקציב ולקבל החלטות בהתאם.
.
הובלה:
לאחר שגיבשנו עמדה לגבי הציוד העובר איתנו ואיזה יישאר מאחור, עלינו לצור קשר עם חברות הובלה עליהם קיבלנו המלצות – עדיף מקולגות, מכרים או חברים.
חברות ההובלה ישלחו נציג מטעמם על מנת להעריך את כמות ונפח התכולה המיועדת להובלה, תאריך, מיקום המשרד החדש וכדומה.
רגע לפני שתפתחו את הצעת המחיר שתקבלו, אנו מציעים שתתיישבו. אם בצעתם הערכה מושכלת ביכם לבין עצמכם לגבי תכולת בית ועלות העברתו לעומת הציוד הקיים במשרד, המספרים בעת העברת משרד שונים לחלוטין – כלפי מעלה.
חברות ההובלה יספקו קרטונים על פי כמות שתסכמו עליה מראש ויספקו אמצעי אריזה וסימון שונים.
ניהול תהליך ההובלה צריך להתנהל על פי תכנון מוקדם וסדור על מנת שהכול יזרום עם אפס תקלות (לעומת נושאים אחרים בהם צפויים להתעורר בעיות כגון מחשוב וטלפוניה).
ביטוח והתאמות:
המשכירים (על פי המוגדר בחוזה) וגם אתם, תרצו להיות מוגנים ו"מכוסים" מבחינת הביטוח ללא חשיפות מיותרות בעת העברה והאכלוס. עליכם לקבל הצעת מחיר מחברת הביטוח לגבי המשרד החדש ו"לרענן" בהזדמנות זו את מספר העובדים המועסקים בחברה (לעניין חבות מעבידים כנגד תביעות). לרב, משולמת פרמיה זו לחברת הבטוח במסגרת הבטוח למשרד. חברות הבטוח ישלחו מטעמם סוקר על מנת שיבחן אילו מיגונים עליכם להשלים על מנת שיסכימו לבטח אתכם. בהתאם לשווי התכולה אותה תבקשו לבטח יקבעו המיגונים אשר תדרשו להתקין במשרד החדש. לרב, אלו מסתכמים בכמות מוגדרת של מטפים במשקל מסוים שיהיו פזורים ברחבי המשרד (בהתאם לגודלו), התקנת מערכת אזעקה וגלאי נפח פסיביים ואקטיביים בהתאם לכמות הפתחים (חלונות, דלתות וכדומה). על חלק מהדרישות הנוספות אפשר לנהל משא ומתן ולעיתים ניתן "להוריד" אותם מהדרישות.
אל תשאירו תהליך זה לסוף הפרויקט שכן סקר שוק של חברות הבטוח, שליחת סוקר מטעמם וביצוע ההתאמות עורכים זמן. מומלץ לתאם את הסוקר כ 10 ימים לפני האכלוס ולתאם התקנת המערכות לשבוע לפני האכלוס.
תקשורת וטלפוניה:
בסעיף זה נתייחס לגבי העתקת התקשורת והטלפוניה על מנת לבצע מעבר חלק ביום בו "נוריד" את החשמל במשרד הקודם ונעבור למשרד החדש. במקרה של העתקת או הקמת חדר שרתים משמעותי, מדובר בפרויקט מורכב הדורש ידע והבנה טכנית וכאן קצרה היריעה מלהרחיב בנושא. נאמר רק כי אנו מנהלים פרויקטים מסוג זה ומשך התכנון שלהם והערכות להקמה מתבצע ממש בתחילת הקמת המשרד. נחזור להעתקת התקשורת והטלפוניה במובן הרחב של המילה. הכוונה היא לתזמון הורדת החיבור לאינטרנט במשרד הישן והטלפונים והעלאתם במשרד החדש.
שלב זה עלול להזמין בעיות שכן אנו תלויים בתזמון יום העתקה שלעיתים מתברר רק בסמוך מאוד ליום האמור.
ראשית עלינו להחליט האם נשארים עם הספקים הקיימים או מבצעים החלפה. עם נשארים עם הספקים הקודמים, עלינו לתזמן מועד מדויק שבו תפסק התקשורת במשרד הישן ותעבור לחדש. ספקי התקשורת (תשתית הטלפוניה/אינטרנט) אמורים להיות מוזמנים למועד זה על מנת שייבצעו העברה סדורה ובדיקה. הם לא מעבירים את הציוד ומצפים כי מכשירי הקצה (ראוטרים, סווצים, נתבים וכדומה) יהיו ממוקמים ומחוברים לחשמל על מנת שיבדקו ויגדירו אותם מחדש במידת הצורך. כאשר יתחברו המשתמשים עם תחנות הקצה שלהם והטלפונים, עלולות להתעורר בעיות חיבור לחלק מהמשתמשים ולכן עליכם להיערך בהתאם עם צוות התמיכה הרלוונטי שלכם על מנת לקצר את התקלות למשך הזמן הקצר ביותר האפשרי.
שלב זה כולל גם הערכות קודמת במקרה של צורך בשדרוג קווים, רוחבי פס, ציוד קצה שחסר לעמדות חדשות נוספו וכדומה. סעיף זה מתחיל עוד בשלב האפיון הראשוני מול האדריכל וממשיך דרך מיפוי המצב הקיים אל מול החדש והערכות להשלמת הפערים (איתור ספקים, סוגי הפריטים והכמויות הדרושים להשלמה, עלויות ותזמון הגעתם).
קראו על השלבים הבאים בפרוייקט:
לאחר שהגדרנו לעצמנו באופן מפורט את שטח המשרד הדרוש והתקציב נוכל להתחיל בשלב איתור הנכס.
שלב זה יכול להיערך עד מספר שבועות וכולל בין השאר ביקורים רבים בנכסים שונים המוצעים להשכרה, מו"מ על עלויות השכרת הנכס לקראת חתימה על חוזה, מו"מ על כל אחד מסעיפי חוזה…
תחילתו של שלב זה, עם סיום שלב התכנון האדריכלי.
היינו יכולים לציין כי גם שלב זה חשוב ומרכזי בפרויקט, אך הדבר נכון לכל שלבי הפרויקט ולכן, מתוך הנחת יסוד זו, נמנע מלציין זאת שוב 🙂
לאחר אישורנו לתוכנית האדריכלית, מתבצעים כמה תהליכים מקביליים שחשיבות סיומם ורציפותם הינה קריטית לעמידה בלוחות הזמנים.
לחצו כאן להמשך קריאה על תכנון מול יועצי מערכות אלקטרו מכניות ונוספות >>
לאחר שהוכנו ואושרו סופית כל התוכניות (ולא לפני או במקביל), תחל עבודת הקבלנים. במידה ואנו בוחרים את בעלי המקצוע, עלינו לבחור בעלי מקצוע מנוסים, אמינים ומומלצים שיישמו את התוכניות.
כיצד בוחרים ולמה כדאי לשים לב ?
לקראת מועד האכלוס המשוער (כחודשיים לפני) עלינו להתחיל ולהיערך לקראת העברת המשרד הקיים ואכלוס המשרד החדש.
ראשית עלינו לקחת בחשבון בשקלול כלל הפרמטרים את האפשרות של איחור במסירה. מקרה זה שכיח ובמקרים רבים מועד המסירה הוא היום האחרון האפשרי על פי החוזה, כולל תקופת האיחור "המותרת", לרב כ-30 יום.
עלינו להיערך לטיפול מעמיק בנושאים העיקריים הבאים, ועליהם נרחיב מיד:
מה שנראה על פניו כמטלה שניתן להתמודד עמה עם קצת הגיון וכישורי ניהול מתגלה די מהר כפרויקט רב שלבי שכל צעד בו תלוי ונובע מקודמו ויש לו השפעות לוגיסטיות וכלכליות משמעותיות. חשוב לקחת בחשבון שתהליך המעבר הינו תהליך מסובך ומורכב ודורש התמחויות מקצועיות, אשר בדרך כלל איננה בתחום ההתמחויות של החברה, והוא מצריך משאבי זמן רבים.